Wer die

afina haus+grund Immobilienverwaltung GmbH

oder die

IVK Immobilienverwaltung

mit der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft betraut, setzt auf Kompetenz, Zuverlässigkeit und Sorgfalt.

Mit Fingerspitzengefühl und diplomatischem Geschick versuchen wir als neutrale Instanz, die teils sehr unterschiedlichen Einzelinteressen der Eigentümer auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und so für die optimale Betreuung Ihrer Immobilie zu sorgen.

Unser Ziel: Ihnen als Eigentümer die Sicherheit eines hervorragend gepflegten Objektes mit besten Aussichten auf Wertentwicklung geben.

WEG-Verwaltung durch afina haus+grund Immobilienverwaltung GmbH oder die IVK bedeutet deshalb:

• Werterhaltendes Gebäudemanagement dank rechtzeitiger Erfassung und Ausführung von Instandhaltungsarbeiten
• Reibungslose und konfliktarme Durchführung gut vorbereiteter Eigentümerversammlungen
• Zeitnahe Umsetzung von Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft
• Transparenz bei allen Buchhaltungs- und Verwaltungsvorgängen
• Umfassende kaufmännische, juristische und technische Beratung und Betreuung
• Enge Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat

Bei der Durchführung unserer Aufgaben stehen uns professionelle und leistungsfähige Partner zur Seite, darunter Architekten, Sachverständige und zuverlässige Handwerksfirmen, die sowohl bei Großmaßnahmen als auch bei kleineren Reperaturen und Instandsetzungen qualitativ einwandfreie Arbeit leisten und seriöse Abrechnungen vorlegen.

• Formulierung und Versand der Einladung nebst Tagesordnung
• Erstellung der Anwesenheitsliste, Vollmachtsüberprüfung,
• Feststellen und Kontrolle der Beschlussfähigkeit
• Führung des Versammlungsvorsitzes, soweit die Eigentümergemeinschaft nichts anderes beschließt
• Führung der Beschluss-Sammlung
• Erstellung der Niederschrift der Eigentümerversammlung, Einholung
• der Unterschriften der Mitunterzeichner und Versand an alle Eigentümer

Der Verwalter führt den Zahlungsverkehr der Eigentümergemeinschaft.

Hierzu gehört:

• Einrichtung und Führung der Bankkonten im Namen der Eigentümergemeinschaft
• Sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen
• Fristgerechte Bewirkung von Zahlungen, soweit möglich unter Ausnutzung von Skonto
• Kontrolle und Abrechung von Hausmeister- und Sonderkassen (z.B. für gemeinschaftliche Wascheinrichtungen)
• Überwachung des Zahlungseingangs der einzelnen Eigentümer und sonstiger Schuldner der Eigentümergemeinschaft
• Mündelsichere und zinsgünstige Anlage der Instandhaltungsrückstellung, soweit es die Liquidität der Eigentümergemeinschaft erlaubt, bzw. deren Verwendung zur Überbrückung von Liquiditätsengpässen
• Mündelsichere und zinsgünstige Anlage sonstiger Liquiditätsüberschüsse

• Aufstellung eines Gesamt- und Einzelwirtschaftsplanes gemäß § 28 Abs. 1 WEG für jeden Abrechnungszeitraum und dessen Versand an alle Eigentümer
• Abruf der sich aus dem jeweiligen Wirtschaftsplan ergebenden Hausgeldbeträge
• Erstellung einer ordnungsgemäßen, den gesetzlichen Vorschriften und den Vorgaben der Gemeinschaftsordnung entsprechenden Gesamt- und Einzelabrechnung innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes
• Versand der Abrechnungsunterlagen zwei Wochen vor der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung und Bereithaltung der Abrechnungsunterlagen zur Einsichtnahme
• Anforderung von Nachzahlungen/Auszahlung von Guthaben aus den beschlossenen Einzelabrechnungen

Die Entscheidung über die Durchführung von Instandhaltungs – oder Instandsetzungsmaßnahmen bleibt grundsätzlich der Beschlussfassung der Wohnungseigentümergemeinschaft vorbehalten. Kleinere Instandhaltungs- oder Instandsetzungsarbeiten können jedoch durch den Verwalter eigenverantwortlich in Auftrag gegeben werden, der jährliche Gesamtaufwand hierfür darf den im jeweiligen Wirtschaftsplan enthaltenen Gesamtansatz für die laufende Instandhaltung nicht überschreiten. Der Verwalter hat regelmäßige Begehungen zur Überwachung des baulichen Zustandes durchzuführen.

Bei der Veranlassung von laufenden Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten obliegen dem Verwalter folgende Aufgaben:

• Einholung von Kostenvoranschlägen und Vergleichsangeboten
• Abstimmung der Auftragsvergabe mit dem Verwaltungsbeirat
• Vergabeverhandlung und Beauftragung
• Organisation und Koordination der Durchführung der Arbeiten
• Rechnungsprüfung und -ausgleich
• Geltendmachung von Mängelbeseitigungs- und Gewährleistungsansprüchen

Im Rahmen der laufenden Verwaltungstätigkeit erbringt der Verwalter folgende Leistungen:

• Geordnete Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen (Beschluss-Sammlung, Versammlungsniederschriften, gerichtl. Entscheidungen, Pläne, Schließscheine ) sowie der Abrechnungsunterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• Allgemeine Aktenführung
• Erfassung und Pflege der Eigentümerdaten
• Durchführung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft
• Einstellung, Überwachung und Kündigung von Personal für die Eigentümergemeinschaft (z.B. Hauswart, Hausreinigungskräfte)
• Abschluss, Unterhaltung und Kündigung von Lieferungs- und Entsorgungs-, Wartungs- und sonstigen Dienstleistungsverträgen, sowie von Verträgen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung
• von Heiz-, Warmwasser und Kaltwasserkosten einschl. der erforderlichen Geräteausstattung
• Abschluss und Kündigung der gemäß Gemeinschaftsordnung oder den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft abzuschließenden Versicherungen
• Überwachung der Einhaltung der Hausordnung und Aussprache von Abmahnungen gegenüber dem Störer bei Vorliegen schriftlicher und nicht anonymer Beschwerden sowie Unterrichtung der nächsten Eigentümerversammlung, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.